現在,越來越多的企業開始關注會展經濟,選擇參與展覽會,這不可避免地要與從事展臺設計等方面服務的展覽公司打交道。目前各地的展覽公司很多,僅上海大大小小的展覽公司就有近千家,既有規模大、管理規范的企業,也有皮包公司。企業如何從中甄別、挑選到適合自身需求并能合作愉快的展覽公司,筆者在此試與各位探討。     
展覽服務公司
    與展覽公司打交道須牢記一個原則,參展企業是主導者,展覽公司是為企業服務的,其所有的活動都是為了滿足企業的需求,或許在展臺設計、搭建等方面參展企業不如展覽公司專業,但展覽公司必須在企業需求的指引下工作,企業必須能有效地指揮并時刻監督展覽公司的工作,否則企業出了大把的銀子,還達不到參展目的就是大事了。 初步甄選展覽公司  目前上海的展覽公司很多,概括起來,大致分為如下幾種:  *較早進入市場的海外展覽公司,如PICO、華毅司馬等,這類企業歷史悠久,海外資源豐富,資金雄厚,設計與施工精良,但收費較高。  *國內成立較早,從事會展行業比較早,規模較大,行業內經驗豐富,一般有自己的廠房或固定的承包商,如華毅東方、金明、思德、朗德、德士比、泛洋、豪思等,這類企業在上海大約在數十家左右。 還有一類就是其公司創始人大部分從上述公司中出來創業,在原單位都是業務精英,這類公司規模不大,但都有固定的客戶資源,設計和制作都有其獨到之處,經營靈活,在市場上非常有競爭力,這類企業在上海有數百家。  *還有許多小公司或新成立的公司,這類公司租間辦公室,招幾個職員,甚至沒有自己的設計師,只攬業務,所有設計與制作全是外包,質量很難得到保證。其競爭策略是以價格取勝,企業最應提防這類公司。 企業挑選展覽公司,主要看這家公司的設計、制作以及服務水平。在設計上,通過查看以往各展覽公司的設計方案及了解其設計師數量,可大體得知各公司的設計水平,也可以通過招標,從中挑選出合乎自己需求的設計效果圖。但在制作上,其精良程度有著相當大的差異,同時考量設計師的真正水平也在制作上。有著豐富經驗的設計師熟悉制作工藝和流程,其設計稿能給制作帶來極大的方便。相反,經驗不足的設計師其設計稿看上去美侖美奐,工廠在施工中卻需要幾易其稿,影響搭建,有時實際搭建效果與設計圖有著天壤之別。目前在上海,大部分展覽公司沒有自己的制作工廠,展覽公司出設計圖,委托獨立的制作工廠來依圖施工,由于制作工廠并不隸屬于展覽公司,展覽公司對施工質量的控制就完全看雙方的合作關系了。 
展覽服務公司
   根據自己的經驗,總結出如下幾條挑選展覽公司的步驟: 
    1.初步與展覽公司接觸,仔細查看其宣傳資料并詢問業務人員,從中得知該公司成立時間、從事此行業時間、資金實力、設計師數量、現有客戶、成功的施工案例、曾做過的最大展臺面積等信息。特別是要仔細查看其設計效果圖與實際搭建后的照片,把兩者加以比較,能大致對其設計與施工質量有大體的印象。 
 
    2.參觀展覽公司,留意該公司的辦公室規模、裝修情況、人員數量、設備數量等,與設計師、業務經理交談,了解該公司最近的業務情況和管理水平等。管理規范的公司在對客戶的服務和施工上也比較規范。 
    3.參觀制作工廠,上海的制作工廠一般都在朝陽區的大山子、東壩、機場輔路一帶。參觀過程中要特別留意工廠與展覽公司的關系,是展覽公司自己的工廠還是長期合作的工廠,從制作工廠是否有展覽公司的標識、工人的著裝等可略見一斑。制作工廠的長期工數量、廠房的面積與規模、施工流程與管理制度等都在一定程度上說明了制作工廠的實力。
  
    4.條件允許的情況下,可以在該公司正在參與的展覽會上實地查看其搭建的展臺,這最能直觀的認識到該公司的設計與制作質量,以及服務水平。   經過一番考察后,在甄選出有一定實力的展覽公司后,接下來就進入招標程序。 招標  進入招標范圍的展覽公司不宜太多,結合企業的具體需求,一般可以選6-8家,太多顧不過來,太少會影響對展覽公司的控制力度,有突發事件發生就沒有準備。在招標文件中參展企業應提出具體設計要求及目標,提供相關的公司標識與參展產品的數量、規格、電源功率以及參展計劃等,經過與展覽公司多次溝通與交流,確定交標時限,如有需要可以安排講標。在招標階段主要是考察展覽公司的設計水平,其設計思路是否符合企業理念及本企業對本次參展的要求,從入圍的設計效果圖再綜合考慮各展覽公司的報價、服務水平等后挑選出此次中標公司,其它展覽公司可作為后備資源以防意外。 具體合作  完成招標程序意味著與展覽公司的合作正式開始,但僅僅是一個開始,在后期設計與施工中,“細節決定成敗”,評價一個展臺的搭建是否成功體現在許多看上去微不足道的細節處。在這方面,展覽公司有著極大的靈活性,參展企業如沒有在過程中就開始有效的監督展覽公司,其最終的搭建效果將會大打折扣。 首先參展企業必須要求展覽公司將其設計效果圖做不斷的修改與優化,力爭最終展臺的搭建效果與設計圖稿保持基本一致。這就要求展覽公司至少有一名設計師經常與參展企業溝通,認真聽取參展企業的意見,并及時修改設計圖稿,因為參展企業也會隨時對參展計劃做出調整,展覽公司的反應速度在一定程度上說明了這家公司的實力。在這一點上管理規范、具有規模優勢的企業其整合資源的優勢非常明顯。 在制作工廠施工過程中,參展企業須隨時跟進施工進度,對工程的用料、施工流程、質量標準、成品保護等深入了解,須特別留意對設計圖稿在施工中的任何修改。往往在施工過程中,有些展覽公司為了節省費用,擅自修改設計效果圖或不遵守工藝流程和質量要求,影響最終的展臺搭建效果。展前1-2個星期,參展企業應當組織相關人員查看工廠的展臺預搭建,如有問題立刻讓展覽公司修改或返工。  在進入展覽館施工后,要求參展企業有專人盯施工現場,特別是對于初次合作的展覽公司?,F場施工因為時間緊,展覽館限制條件比較多,也因為許多制作工廠平時固定的工人并不多,只有少量技術工種工人,這時需大量使用臨時工,這對展覽公司的管理水平和工人素質是一個極大的考驗。另外參展企業還得對安
    全負責,安全的重要性不言而喻,當展臺搭建效果與安全相沖突時,寧肯犧牲搭建效果,也要保證安全。 以上只是筆者在與展覽公司合作時的一點心得,其實展臺搭建只是參展企業的部分需求,其在軟件服務方面的需求,例如對參展企業員工的參展禮儀培訓、參展策劃等,都還有待為企業提供參展服務的展覽公司去認識并提升自身的服務水平。這樣,展覽公司才會擁有更廣闊的市場。